Era común en todas las organizaciones, contar con diferentes archivos sobre una misma persona, evento u objeto. Una empresa comercial por ejemplo, con varios departamentos, como el de ventas, cobranza y crédito, puede contar en cada uno con un archivo donde aparece un registro con los datos de un mismo cliente. Si este cliente cambiase uno de sus datos (su dirección, por ejemplo) se requiere actualizar este dato en los archivos de cada departamento. Si por error se omitiese uno de ellos, causaría divergencias que podrían causar graves problemas.
Las bases de datos son de gran utilidad para todos los profesionales, bien si se trata de bases de datos personales, de la empresa o de los bancos de datos que permitan consultas especiales relacionadas con sus campos de trabajo. En todo caso la información representa una herramienta que permite realizar el trabajo con diligencia y efectividad, pues admite almacenar y recuperar los datos de manera organizada para contar con ellos en forma oportuna, veloz y confiable.
La seguridad de las bases de datos es un asunto vital para las organizaciones que las poseen, motivado al valor e importancia que éstas les representan. Un aspecto sobre la seguridad se refiere al uso de la información personal y privada sobre los individuos con malos propósitos, como por ejemplo usar expedientes médicos privados de una persona indebidamente para decisiones de contratación. Otro aspecto de seguridad es impedir el acceso a usuarios no autorizados a la base de datos, para evitar la consulta, modificación o deterioro de los datos, bien sea por impericia o por intenciones maliciosas. La seguridad se intenta implementar utilizando métodos que van desde limitar el acceso físico a los servidores de datos, hasta el uso de acceso con contraseñas a los sistemas informáticos que permiten la identificación del usuario y definen sus derechos y nivel de acceso a los datos y las operaciones que puede realizar.
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